·   Tramitar sus denuncias y/o las informaciones que tramite a través del Canal Ético (en adelante, sus comunicaciones) conforme al “Protocolo de Gestión del Canal Ético” descrito en la presente política de privacidad.

·   El receptor de las comunicaciones/ denuncias será el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS, quien respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial. Por ello, informa a las personas usuarias de Canal Ético de que:

• En cumplimiento de lo que dispone la normativa de protección de datos de carácter personal y normativa de protección del denunciante tratamos sus datos, la información que nos facilite (así como los datos personales de otras personas que nos pudiera facilitar) con las finalidades especificadas en la presente política de privacidad.
• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados

·   Los datos de quien formule la comunicación de una denuncia y de las personas empleadas y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos 3 meses desde la introducción de los datos deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica de GRUPO AVS, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (en adelante LOPDGDD).

·   En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de la información, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 .

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

·   La base legal para el tratamiento de sus datos es el cumplimiento de la solicitud que nos formula en su comunicación.

·   Los datos solicitados son necesarios para la correcta gestión del canal ético, así como la licitud del tratamiento en base al articulo 6.1 c) RGPD derivado del cumplimiento de una obligación legal y satisfacer un interés legítimo del Responsable: Supuestos de interés legítimo en los que el responsable pudiera ser parte perjudicada y fuera necesario el tratamiento y la comunicación de los datos del incumplidor a terceros a fin de gestionar el cumplimiento normativo y la defensa de los intereses del responsable de tratamiento, así como supuestos de interés legítimo de tratamientos específicos contemplados en la LOPDGDD: Artículo 24 Sistemas de información de denuncias internas.

·   Organizaciones o personas directamente contratadas por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento: Colaboradores y Entidades Subcontratadas para la gestión del canal ético, asesores, consultores y auditores del sistema de cumplimiento normativo de la organización.

·   Canal Ético se encuentra albergada en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal.

·   Canal de Denuncias Compliance (Las denuncias sobre vulneración de normativa y código de conducta son transmitidas al órgano de cumplimiento de GRUPO AVS): El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

·   El acceso a los datos personales contenidos en los sistemas internos de información quedará limitado (i) a el/la Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS y a quien lo gestione directamente como Responsable del Sistema*, (ii) a el/la responsable de recursos humanos, si se aplican medidas disciplinarias (iii) a el/la responsable de los servicios jurídicos de la entidad (si procediera adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados), (iv) a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen, y (v) a el/la delegado/a de protección de datos. (*) El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS ha sido designado explícitamente por los órganos de administración del Responsable de Tratamiento conforme a lo establecido en la Ley 2/2023 de protección del informante.

·   La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que las personas usuarias introducen en el aplicativo Canal Ético y su consentimiento inequívoco para que GRUPO AVS los trate con la finalidad de gestionar sus denuncias y/o informaciones (comunicaciones), siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS.

·   Mediante la aceptación de esta política, las personas usuarias garantizan que los datos personales facilitados son verdaderos, ciertos, completos y actualizados y que comunicarán cualquier modificación en ellos a la mayor brevedad posible.

·   Así mismo, con la aceptación y/o validación del proceso de tramitación de la comunicación habilitado en el formulario del canal ético, declara ser mayor de 14 años, disponer de capacidad jurídica** y consiente expresamente el tratamiento de datos conforme a lo establecido en la cláusula e información adicional sobre protección de datos. (**) En los casos en los que represente a un menor de 14 años o a una persona con incapacidad jurídica, declara responsablemente disponer de la patria potestad o tutela del menor o de la representación legal jurídica correspondiente, cuya justificación podrá ser requerida por parte del Responsable de Tratamiento a fin de legitimar el consentimiento aceptado.

·   Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que se presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia por motivo de la comunicación realizada.

·   El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el formulario web que recoge los datos personales de la persona denunciante salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o la autoridad competente.
• El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS , a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que la persona informante preste expresamente su consentimiento.
• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e. en base a documentación falsa) y el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación

·   Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

·   Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y supresión de sus datos y tienen derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control ( www.aepd.es ), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

·   Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de los posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Canal Ético (albergado en servidores seguros de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en dicho Canal) adopta las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por el responsable de tratamiento, según lo acordado en el contrato de prestación de servicios y de encargado de tratamiento y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

·   Por su parte, el responsable de Tratamiento ha formalizado acuerdos para garantizar que tratamos sus datos personales correctamente y de acuerdo con la normativa vigente de protección de datos. Estos acuerdos reflejan las respectivas funciones y responsabilidades en relación con sus datos, y contemplan qué entidad se encuentra en la mejor posición para cumplir con sus necesidades. Estos acuerdos no afectan a sus derechos en virtud de la ley de protección de datos.

·   Sólo personas autorizadas del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS , el/la responsable de recursos humanos, si se aplican medidas disciplinarias, el/la responsable de los servicios jurídicos de la entidad (si procediera adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados), el/la delegado/a de protección de datos y personal autorizado de terceros directamente contratados por el Responsable de Tratamiento para la prestación de servicios vinculados con las finalidades de tratamiento (que tienen la obligación legal y contractual de guardar toda la información de forma segura) tienen acceso a sus datos personales.

·   Canal Ético se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

·   A través de Canal Ético se podrán comunicar la presunta comisión de una conducta comprendida en su ámbito de aplicación: denuncias o irregularidades relativas a acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea conforme a lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 de protección del informante y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

·   Canal Ético sirve para prevenir incumplimientos normativos y corregir los detectados. No es un buzón de solicitudes, quejas, sugerencias, etc, al margen del cumplimiento normativo.

·   Las personas informantes que de buena fe comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del Canal Ético estarán protegidas contra cualquier tipo de represalia, por el motivo de las denuncias realizadas , conforme a lo establecido en la Ley 2/2023.

·   Canal Ético está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, permitiéndose comunicaciones de forma anónima de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

·   Canal Ético garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad de la persona informante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad de la persona informante.

·   Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona informante, así como de testigos y personas investigadas y afectadas.

·   Con carácter previo al envío de la comunicación, la persona informante deberá confirmar (mediante la aceptación expresa del consentimiento) que ha leído y aceptado la Política de Privacidad y el Protocolo de Gestión del Canal Ético.

·   Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al honor, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, así como a la preservación de su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. En este sentido, si - a juicio del Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS - existe riesgo de que la notificación a la persona afectada comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca.

·   Los datos de quien formule la comunicación y de terceras personas relacionadas con dicha comunicación, se conservarán en el del Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

·   En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del del Sistema Interno de Información , salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

·       Las denuncias que se comuniquen a través de Canal Ético serán recibidas por el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS , que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. El Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS está formado por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida. En este sentido, se solicitará a la persona informante que identifique, en su caso, aquellas funciones usuarias del Canal Ético de GRUPO AVS que pudieran tener alguna sospecha de implicación a fin de discriminar conflicto de intereses en relación con el asunto a comunicar y evitar así que éstas intervengan en la gestión de la comunicación.

·       En la formulación de la comunicación, la persona informante será consultada sobre la relación que mantiene con GRUPO AVS, así como sobre su identidad, si bien podrá formularse de forma anónima.

·       Así mismo, se solicita la identificación de la persona sobre la que se formula la comunicación/denuncia y, en su caso, la existencia de testigos, así como de pruebas documentales o gráficas que desee incorporar o adjuntar a la comunicación.

·       Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante y, si se considera necesario, de solicitar a esta información adicional. Así, a los efectos de dilucidar la admisión a trámite de la comunicación, si lo estimara conveniente, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS podrá requerir a la persona que haya efectuado la comunicación que la aclare o complemente, aportando aquella documentación y/o datos que pudieren ser necesarios para acreditar la existencia de una conducta irregular.

·       Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito de aplicación del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.

·       En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS acordará su admisión a trámite.

·       Así, en el plazo máximo de siete días desde la recepción de la información, el Responsable del Sistema Interno de Información de GRUPO AVS realizará un examen preliminar sobre la comunicación recibida y la existencia de motivaciones para su admisión (o no) a trámite, así como la posible concurrencia de conflictos de interés, procediendo al envío de acuse de recibo de la comunicación a la persona informante en el que se le informará de:

a)      La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.

b)     La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, en su caso, más información para dar trámite a la denuncia.

·   Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.

·   El informe de propuesta de resolución puede proponer:

a)     El archivo del expediente, cuando los hechos denunciados o su autoría no hayan quedado suficientemente acreditados o éstos no constituyan una conducta denunciable según el ámbito objetivo del Canal Ético

b)     La adopción de las medidas que se consideren necesarias para restaurar la legalidad y subsanar o corregir, en la medida de lo posible, los efectos lesivos que hayan podido producir los hechos denunciados, incluyendo, a título meramente enunciativo y no exhaustivo, las siguientes:

•       b.1) Modificaciones en los procedimientos, métodos de control y políticas de la organización.

•       b.2) Correcciones y ajustes en documentos de reporte y de información.

•       b.3) Informes a las autoridades competentes.

•       b.4) Rescisión de relaciones contractuales.

•       b.5) Apertura de expediente disciplinario para la imposición de las sanciones que procedan.

•       b.6) Cualesquiera otras que se considerasen necesarios.

·   En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.

·   Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados

·   El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.

·   De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora en los términos previstos en la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos de la sociedad en la que esté contratada la persona denunciada afectada.